Datenschutz

Was hier nicht erhoben wird

• Keine Cookies, kein Tracking, keine Analyse-Werkzeuge.
• Wählen Sie im Kopf der Seite „Hell“ oder „Dunkel“, merkt sich Ihr Browser diese Wahl (lokaler Speicher, Eintrag jico_darstellung). Sie verlässt Ihr Gerät nicht und wird nicht an uns übertragen; „Wie das System“ löscht den Eintrag wieder. Gespeichert wird nur auf Ihren ausdrücklichen Klick hin — dafür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.
• Keine Formulare, die Daten entgegennehmen — mit der einen Ausnahme der Newsletter-Anmeldung weiter unten. Anfragen sonst laufen über die verlinkten E-Mail-Adressen, direkt aus Ihrem eigenen E-Mail-Programm.
• Kein eingebetteter Inhalt fremder Anbieter (keine Karten, keine Videos, keine nachgeladenen Schriftarten) — auch das Newsletter-Formular ist ein gewöhnliches, unauffälliges HTML-Formular ohne nachgeladenes Skript; erst mit dem Absenden geht die Anmeldung an den Anbieter, dessen Bestätigungsseite in einem neuen Tab öffnet, während diese Seite geöffnet bleibt.

Serverprotokolle

Website und Kundenportal werden bei Cloudflare betrieben. Beim Aufruf dieser Seiten verarbeitet Cloudflare als unser Hosting-Anbieter technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite), um die Auslieferung und Absicherung des Angebots sicherzustellen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Eine darüber hinausgehende Auswertung findet nicht statt.

Newsletter-Anmeldung

• Was: eine E-Mail-Adresse — kein Name, keine Firma. Freiwillig dazu, wenn angekreuzt, welche Themen Sie interessieren (gehostete Lösung, lokale Installation); damit schicken wir Ihnen nur, was dazu passt. Ohne Häkchen speichern wir dazu nichts. Wer im Abschnitt „Gehostet“ „Interesse melden“ wählt, meldet sich zum Newsletter an und markiert damit das Thema gehostete Lösung. Außerdem die Sprachfassung der Seite, auf der Sie sich angemeldet haben (Deutsch für Deutschland, Deutsch für die Schweiz oder Englisch), damit der Newsletter in Ihrer Sprache kommt.
• Wie: über einen externen Newsletter-Dienst mit Double-Opt-in — die Anmeldung wird erst mit einem Klick auf den Bestätigungslink wirksam. Die Adresse geht vom Formular über unseren Webserver (Cloudflare, siehe oben) direkt an den Dienst weiter; wir speichern sie dabei nicht.
• Widerruf: jede E-Mail trägt einen Abmeldelink, mit dem sich die Einwilligung jederzeit und ohne Angabe von Gründen widerrufen lässt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
• Rechtsgrundlage: die Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).
• Getrennt vom Portal: das gilt unabhängig davon, ob die Anmeldung von einer bestehenden Kundin, einem bestehenden Kunden oder einer Interessentin kommt — die Anmeldung ist technisch und rechtlich von Lizenz und Kundenkonto im Portal getrennt.

Anbieter: Brevo GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin, Deutschland (Gesellschaft der Brevo-Gruppe, Mutter: Brevo SAS, Paris) — als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO); der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Teil der Nutzungsbedingungen von Brevo. Welche weiteren Unterauftragsverarbeiter Brevo einsetzt, steht dort. Einige sitzen ausserhalb der EU, auch in den USA; die Übermittlung stützt sich auf Standardvertragsklauseln der EU-Kommission, für die USA gegebenenfalls auf das EU-US Data Privacy Framework.

Aufbewahrung: die E-Mail-Adresse bleibt gespeichert, bis die Einwilligung widerrufen wird; ein Nachweis der Einwilligung selbst (Zeitpunkt der Bestätigung) wird vom Anbieter zur Beweissicherung kurz darüber hinaus vorgehalten.

JiCo auf LinkedIn und WhatsApp

Neben dem Newsletter verlinkt die Website auf unsere Unternehmensseite bei LinkedIn und unseren WhatsApp-Kanal. Das ist ein gewöhnlicher Link: Beim Aufruf der Website wird nichts an LinkedIn übertragen, es gibt keine eingebetteten Knöpfe oder Zähler. Erst wer den Link anklickt, wechselt zu LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company, Dublin); dort gilt deren Datenschutzerklärung.

Dasselbe gilt für unseren WhatsApp-Kanal: Die Website verlinkt ihn nur. Wer dem Kanal folgt, tut das in WhatsApp (WhatsApp Ireland Limited, Dublin); als Betreiber des Kanals sehen wir die Telefonnummern der Folgenden nicht.

Konto und Anmeldung

• E-Mail-Adresse und Kundennummer — für die Anmeldung per Link und die Zuordnung zum Vertrag. Aufbewahrung: solange das Kundenverhältnis besteht. Löschen Sie Ihr Konto (eine Nachricht an uns genügt), ersetzen wir Ihre Adresse und die Ihrer Teammitglieder überall im Portal durch ein Pseudonym, löschen Anmeldelinks, Zugänge und Kontingent und sperren Ihre Lizenzen; Rechnungsbelege bleiben ohne Adresse für die gesetzliche Aufbewahrung stehen. Den Tunnel eines Fernzugriffs bauen wir dabei ab; den Kontakt in sevDesk archivieren wir (die Rechnungen bleiben mit ihm verknüpft), Ihren Kundeneintrag bei Stripe löschen wir.
• Anmeldelinks und Anmeldecodes, nur als Prüfsumme — ein Link gilt 15 Minuten und einmal; der Code zum Link verträgt höchstens fünf Fehlversuche, deren Zahl mitgezählt wird. Aufbewahrung: bis Gebrauch oder Ablauf, dann gelöscht.
• Selbst-Registrierung — E-Mail-Adresse, Fassung der akzeptierten Trial-Bedingungen und Zeitpunkt der Zustimmung, als Nachweis, dass und welcher Fassung zugestimmt wurde. Das Konto entsteht erst, wenn der Link aus der Bestätigungs-Mail eingelöst wird. Aufbewahrung: der Nachweis wird nur fortgeschrieben und nicht automatisch gelöscht; löschen Sie Ihr Konto, bleibt er mit Pseudonym statt Adresse.
• Empfehlungsprogramm — Ihr persönlicher Empfehlungscode; wer sich über einen Empfehlungslink registriert, wird bis zur Kontoanlage mit der E-Mail-Adresse vorgemerkt (danach gelöscht, sonst nach 7 Tagen); danach nur, welches Konto welches geworben hat, sowie die daraus entstandenen Gutscheine und ihre Anrechnung. Die empfehlende Firma sieht nie, wer sich über ihren Link registriert hat — nur die Zahl ihrer Gutscheine. Grund: Gewährung der Gutscheine nach § 4 Abs. 4 AGB (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Aufbewahrung: solange das Kundenverhältnis besteht; die Anrechnung wie die zugehörige Rechnung.
• Teammitglieder — E-Mail-Adresse des Mitglieds, zugehöriges Konto, Adresse der einladenden Person, Zeitpunkt der Einladung, der ersten Anmeldung und gegebenenfalls der Entfernung. Grund: mehrere Anmeldungen je Konto brauchen eine Zuordnung, und wer eingeladen hat, muss nachvollziehbar bleiben. Aufbewahrung: Entfernen beendet den Zugang, der Eintrag selbst bleibt stehen (nach einer Kontolöschung mit Pseudonymen statt Adressen); eine erneute Einladung derselben Adresse überschreibt ihn.

Lizenzen

• Lizenzen (Kennung, Umfang, Laufzeit, Lizenzdatei) — damit Sie sie wiederfinden. Die Lizenzdatei trägt Kundennummer, Maschinen-Code (eine Prüfsumme der Geräte-Kennung, kein Rechnername) und den öffentlichen Installationsschlüssel Ihrer JiCo-Installation — keinen Namen, keine Adresse. Aufbewahrung: Laufzeit plus zehn Jahre, dann gelöscht.
• Lizenzanfragen (per Mail an lizenz@getjico.com oder direkt aus JiCo) — Absenderadresse, der geprüfte Anfrageblock und was daraus gelesen wird (Kundennummer, Umfang, Partner, Maschinen-Code), das Ergebnis der Absenderprüfung (DKIM/SPF), Stand und gegebenenfalls Ablehnungsgrund. Kein Betreff, kein Mailtext, keine Anhänge. Aufbewahrung: bis zur Entscheidung, danach ein Jahr, dann gelöscht. Die Mail selbst leiten wir an unser Support-Postfach weiter.
• Sperren — Lizenzkennung, Grund (etwa eine zweite Mahnung zu einer Rechnung oder ein Rückzug durch Sie) und seit wann, damit die Lizenz auf die signierte Sperrliste kommt. Aufbewahrung: bis zur Aufhebung.
• Ablauf-Erinnerungen — eine E-Mail an die Kontoadresse 10, 7, 3 und 1 Tag(e) vor Ablauf einer Lizenz und am Ablauftag selbst; gespeichert wird nur, welche Erinnerung zu welcher Lizenz schon verschickt ist. Gesperrte Konten werden nicht erinnert.

Rechnung und Bezahlung

• Rechnungsanschrift — Firma, Straße, PLZ, Ort, Land und USt-IdNr., von Ihnen selbst im Bereich „Konto“ gepflegt; zahlende Kunden geben sie vor der ersten Rechnung an. Sie geht zusammen mit der Kundennummer an unser Rechnungsprogramm sevDesk. Aufbewahrung: solange das Kundenverhältnis besteht; nach einer Kontolöschung zehn Jahre (gesetzliche Aufbewahrung der Rechnungen), dann gelöscht.
• Bestellungen und Rechnungsverweise — Plätze, Laufzeit, Währung, Betrag, Steuerfall, Stand der Bestellung sowie Kennung und Nummer der Rechnung in sevDesk. Die Rechnung selbst entsteht in sevDesk; das PDF holt das Portal beim Abruf frisch von dort und speichert es nicht. Aufbewahrung: Aufbewahrungsfrist der Rechnungen.
• Abrufe bei sevDesk — je Abruf Zeitpunkt, Art, betroffene Rechnung bzw. betroffener Kunde, Ergebnis sowie Zahlungs- und Mahnstand, kein Antworttext. Aufbewahrung: 400 Tage.
• Rechnungs-Mails — die Rechnung kommt per E-Mail mit einem Link auf den Bereich „Rechnungen“ im Portal; auch die Freischaltung gekaufter Plätze teilt das Portal per E-Mail mit.

Bezahlen mit Karte oder SEPA-Lastschrift (Stripe)

Jede Bestellung ergibt eine Rechnung in sevDesk. Stripe ist nur eine Zahlart für eine schon bestehende Rechnung — neben der Überweisung.

• Was das Portal an Stripe übergibt: E-Mail-Adresse, Kunden-Kennung, Rechnungsnummer, Bruttobetrag und Währung sowie die Bestellkennung.
• Was Stripe selbst erhebt: die Zahlungsdaten. Stripe stellt keine Rechnung aus; eine Rechnungsanschrift oder USt-IdNr. fragt das Portal über Stripe nicht ab.
• Was das Portal dazu speichert: keine Zahlungsdaten — nur, dass und wann die Rechnung bezahlt ist. Aus der früheren Kaufstrecke (Zahlung zuerst bei Stripe) bleiben je Kauf Stripe-Sitzungskennung, Plätze, Laufzeit, Währung, Netto- und Bruttobetrag und Zahlungsstand. Aufbewahrung: Aufbewahrungsfrist der Rechnungen.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Rolle von Stripe: nach eigener Angabe je nach Tätigkeit Verantwortlicher und/oder Auftragsverarbeiter; Einzelheiten in der Datenschutzerklärung von Stripe.

Wunsch und Problem melden

Im Bereich „Wunsch melden“ können Sie uns einen Wunsch oder eine Rückmeldung schicken; im Bereich „Problem melden“ ebenso ein Problem. Für beide gilt dasselbe:

• Was weitergeht: Titel und Text Ihres Wunsches, optional die Stelle in JiCo, von der Sie kamen. Wir legen daraus einen Eintrag in unserer nicht öffentlichen Aufgabenverwaltung bei GitHub (GitHub Inc., USA) an — ohne Ihre E-Mail-Adresse, Firma oder Kundennummer. E-Mail-Adressen im Text ersetzt das Portal vor dem Senden.
• Was das Portal dazu speichert: nur, dass Ihr Konto einen Wunsch mit welcher Nummer gemeldet hat — damit wir bei Rückfragen auf Sie zukommen können.
• Bestätigung per E-Mail: Sie erhalten eine Dankes-Mail an Ihre Anmeldeadresse mit Nummer, Titel und Text Ihres Wunsches, ohne Link. Das Portal speichert die Mail nicht.
• Bitte nicht eintragen: Inhalte aus Jira oder Confluence und Namen oder Adressen von Personen.
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Weiterentwicklung des Produkts (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Aufbewahrung: bis der Wunsch umgesetzt oder verworfen ist, danach solange wir unsere Entwicklungsunterlagen aufbewahren.

Fernzugriff (nur wenn Sie ihn einschalten)

Wer den Fernzugriff im JiCo-Panel ausdrücklich einschaltet, erreicht seine lokale JiCo-Installation auch von unterwegs.

• Einrichtung: JiCo schickt dem Portal Lizenzkennung, öffentlichen Installationsschlüssel, Maschinen-Code und den lokalen Port, signiert mit dem Installationsschlüssel. Das Portal legt dafür in unserem Cloudflare-Konto einen Tunnel mit dem Hostnamen <Lizenzkennung>-relais.getjico.com an und gibt JiCo nur den zugehörigen Tunnel-Schlüssel zurück, ohne ihn zu speichern. Gespeichert werden Lizenzkennung, Tunnel-Kennung, Hostname, Zeitpunkt der Bereitstellung und ein Geheimnis, das die Anmeldung an genau diese Installation bindet.
• Anmeldung: wer den Hostnamen im Browser öffnet, meldet sich über sein Portal-Konto an (/fern/anmelden). Das Portal stellt dafür einen kurzlebigen, signierten Anmeldebeleg aus, der die Rolle (Inhaber oder Mitglied) nennt, aber keine E-Mail-Adresse; gezählt wird nur, dass ein Beleg ausgestellt oder abgelehnt wurde.
• Verbindungen: je Lizenz speichert das Portal, welche Claude-Verbindungen sich per Fernzugriff angemeldet haben - als technische Kennung (ein Hashwert, kein Name, keine Adresse) mit dem Zeitpunkt der ersten und letzten Anmeldung. Zweck: höchstens 10 Verbindungen je Lizenz, der Kontoinhaber wird über jede neue per E-Mail informiert. Abgebaute Verbindungen werden gelöscht.
• Weg des Verkehrs: der gesamte Verkehr zum Relais-Hostnamen läuft über Cloudflare. Die verschlüsselte Verbindung endet am Cloudflare-Rand und wird von dort durch den Tunnel zu Ihrer JiCo-Installation weitergeleitet; Cloudflare kann die Inhalte dieses Verkehrs daher technisch einsehen. Das sind die Aufrufe Ihres KI-Clients an JiCo und deren Antworten in der von JiCo redigierten Form sowie die Anmelde- und Freigabeseiten.
• Schutzregeln: am Cloudflare-Rand lassen Regeln nur die Wege durch, die JiCo dort bedient, und begrenzen Anmeldeversuche je IP-Adresse.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); die Schutzregeln dienen der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Update-Prüfung (nur auf Klick)

Klicken Sie in JiCo auf „Auf Update prüfen“, schickt JiCo dem Portal Lizenzkennung, öffentlichen Installationsschlüssel, Maschinen-Code, Plattform und Partner, signiert mit dem Installationsschlüssel. Das Portal prüft damit die Lizenz und nennt bzw. liefert die neueste freigegebene Fassung. Wird ein Paket geladen, merkt sich das Portal je Lizenz nur, welches Paket wann zuletzt geladen wurde (eine Zeile, beim nächsten Laden überschrieben) - damit Sie unter „Ihre Lizenzen“ sehen, welche Installation veraltet ist und wann ihr Paket abläuft. Sonst wird nur gezählt, dass geprüft, geladen oder abgelehnt wurde. Im Hintergrund fragt JiCo nie nach.

Zugang für KI-Agenten (nur mit Ihrem Code)

Ein KI-Agent, der in Ihrem Auftrag handelt, kann Ihre Lizenzübersicht lesen - aber nur, wenn Sie es selbst auslösen. Der Agent nennt dem Portal eine E-Mail-Adresse; gehört sie zu einem Konto, schickt das Portal einen 6-stelligen Code dorthin. Erst wenn Sie dem Agenten diesen Code nennen, erhält er einen Schlüssel.

• Was gespeichert wird: die E-Mail-Adresse sowie Code und Schlüssel nur als Prüfsumme, mit Frist, Zahl der Fehlversuche und Zeitpunkt von Einlösung bzw. Widerruf. Kein Name des Agenten, keine IP-Adresse.
• Was der Agent sieht: nur die Lizenzübersicht (Kennung, Umfang, Laufzeit, Sperrvermerk) - nicht die Lizenzdatei, keine Rechnungen, keine Pakete. Er kann nichts ändern und kein Konto anlegen.
• Grenzen: der Code gilt 15 Minuten, einmal und verträgt höchstens fünf Fehlversuche; der Schlüssel gilt 12 Stunden und lässt sich vorher widerrufen. Ist das Konto gesperrt oder das Teammitglied entfernt, endet der Zugang sofort.
• Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung auf Ihren Wunsch (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Aufbewahrung: Code nach Einlösung oder Ablauf, Schlüssel nach Ablauf oder Widerruf gelöscht.

Betrieb und Nachvollziehbarkeit

• Zähler je Tag (etwa Anzahl Anmeldungen, Downloads, versendete Mails) — ohne Personenbezug, um den Betrieb zu beurteilen. Aufbewahrung: 400 Tage.
• Verwaltungsprotokoll — was ein Mitarbeiter von uns in der Verwaltung tut (Zeitpunkt, seine Adresse, Aktion, betroffener Kunde bzw. betroffenes Paket; beim Ausstellen einer Lizenz zusätzlich Anfrage- und Lizenzkennung und Laufzeit). Es wird nur fortgeschrieben; einzige Änderung: löschen Sie Ihr Konto, ersetzen wir Ihre Adresse darin durch ein Pseudonym. Aufbewahrung: Nachweisfrist der Verträge.
• Fehlerzeilen — bei einem technischen Fehler Weg, Fehlertyp und Meldung, E-Mail-Adressen darin geschwärzt, nie Anmeldelink oder Formularinhalt.

Was das Portal nicht erhebt

Das Portal selbst speichert keine IP-Adresse, keinen Browser-Typ, keine Zuordnung, wer wann was geladen hat, keine Klickpfade und keinen Referrer. Die Anmeldung braucht kein Passwort und setzt ein technisches Cookie für die Sitzung (12 Stunden, HttpOnly) — kein Tracking, keine Drittanbieter-Cookies. Wählen Sie im Kopf „Hell“ oder „Dunkel“, setzt das Portal auf diesen Klick hin ein zweites Cookie, das nur diese Wahl enthält (jico_darstellung, 1 Jahr, ohne Personenbezug); „Wie das System“ löscht es. Wählen Sie im Kopf eine Sprache (DE · CH · EN) oder öffnen Sie das Portal über einen Link aus der Schweizer oder englischen Fassung dieser Website, merkt sich das Portal die Sprache in einem dritten Cookie (jico_sprache, 1 Jahr, nur die Sprachkennung, ohne Personenbezug). Ohne diese Wahl richtet sich die Sprache nach der Spracheinstellung Ihres Browsers; gespeichert wird dabei nichts. Für alle drei Cookies ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich.

Rechtsgrundlagen

• Konto, Lizenzen, Rechnung und Bezahlung: Vertragserfüllung bzw. Vertragsanbahnung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Aufbewahrung von Rechnungsdaten: gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Registrierungsnachweis, Verwaltungsprotokoll, Einladende in Teams, Zähler und Fehlerzeilen: unser berechtigtes Interesse an Nachweis, Nachvollziehbarkeit und sicherem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wer für uns verarbeitet

• Cloudflare — Hosting von Website und Portal: Laufzeit, Datenbank, Dateiablage in der EU-Jurisdiktion, Versand der Portal-Mails, Empfang der Post an lizenz@getjico.com und support@getjico.com, Tunnel und Schutzregeln für den Fernzugriff; als Auftragsverarbeiter.
• sevDesk — unser Rechnungsprogramm für Rechnung und Mahnwesen. Dorthin gehen Firma, Rechnungsanschrift, USt-IdNr., Kundennummer und die Rechnungspositionen — keine Inhalte aus Jira oder Confluence.
• Stripe — Zahlung per Karte oder SEPA-Lastschrift (siehe oben).

Cloudflare und Stripe gehören zu Unternehmensgruppen mit Sitz in den USA; eine Verarbeitung der genannten Daten auch in den USA ist dabei möglich.